Dr. Rubén Hugo Somoza

Médico Veterinario y Coach Ontológico Profesional - Director de OnlineVets

“Trabajo acompañando a colegas en procesos de organización y toma de decisiones en clínicas veterinarias”.

Contacto: +54 9 11 6300-1080

 

Existe una frase que escucho con frecuencia en clínicas veterinarias: "Prefiero hacerlo yo porque así me aseguro de que salga bien."

A veces se refiere a una tarea administrativa. Otras veces a una compra. A una conversación con un cliente. A la gestión del equipo. A la organización de la agenda. Incluso a decisiones que claramente podrían ser asumidas por otras personas.

La frase suele sonar razonable. Responsable. Incluso profesional. Sin embargo, detrás de ella suele esconderse uno de los costos más altos que puede tener una organización. Un costo que rara vez aparece en los balances. Y que muchas veces pasa desapercibido durante años. El costo de no delegar.

 

La ilusión del control

Cuando una clínica comienza, la centralización tiene sentido. Hay pocas personas. Pocos procesos. Pocas decisiones.

El fundador conoce cada detalle y participa en prácticamente todo. En esa etapa, hacerlo todo no suele ser un problema. El problema aparece cuando la clínica crece. Porque la complejidad aumenta. Y la capacidad individual no. Sin embargo, muchos propietarios continúan actuando como si la organización siguiera teniendo el mismo tamaño que cuando comenzó. Y ahí aparece una paradoja. Intentan controlar más precisamente cuando deberían empezar a delegar más.

 

Lo que realmente significa no delegar

A menudo se piensa que no delegar es simplemente una cuestión de tiempo. Pero en realidad es mucho más que eso.

Cuando una persona concentra decisiones, tareas y responsabilidades, ocurren varias cosas simultáneamente:

- Se vuelve un cuello de botella

- Ralentiza procesos

- Limita el crecimiento de otros miembros del equipo

- Dificulta la toma de decisiones

- Aumenta su propio desgaste

Y todo esto sucede incluso cuando tiene las mejores intenciones.

 

El costo que no aparece en ninguna factura

Hay costos fáciles de medir:  El alquiler. Los salarios. Los insumos. Los impuestos.

Y hay otros mucho más difíciles de detectar. Por ejemplo:

¿Cuánto cuesta que una decisión espere varios días porque solo una persona puede tomarla?

¿Cuánto cuesta que un cliente no reciba respuesta a tiempo?

¿Cuánto cuesta que un colaborador deje de proponer ideas porque sabe que igualmente todo será revisado?

¿Cuánto cuesta que el propietario termine cada jornada agotado por tareas que podrían haber sido realizadas por otros?

Esos costos existen. Simplemente no aparecen en los estados contables.

 

Cuando la confianza se transforma en dependencia

Muchas veces el argumento para no delegar es la búsqueda de calidad. Y esa preocupación es legítima. Nadie quiere que la clínica funcione peor.

Sin embargo, existe una diferencia importante entre supervisar y concentrar. Las organizaciones saludables construyen mecanismos de control.

Las organizaciones dependientes construyen personas indispensables. Y cuanto más indispensable se vuelve alguien, más vulnerable se vuelve el sistema.

 

El impacto sobre el equipo

Existe otro costo que rara vez se analiza. El impacto sobre quienes trabajan en la clínica.

Cuando todo debe ser autorizado. Cuando cada decisión necesita aprobación. Cuando nadie tiene autonomía real. Las personas dejan de asumir responsabilidad. No porque no quieran. Sino porque el sistema les enseña que no vale la pena hacerlo.

Con el tiempo aparece un fenómeno conocido: el equipo deja de pensar y espera instrucciones.

Paradójicamente, aquello que se creó para mantener el control termina debilitando el compromiso.

 

El propietario también paga el precio

Quizás el costo más importante sea el que paga el propio fundador. Porque llega un momento en que la clínica depende tanto de él que cualquier ausencia genera ansiedad.

- Vacaciones.

- Capacitaciones.

- Congresos.

- Tiempo personal.

Todo empieza a sentirse difícil de tomar. No porque la clínica esté funcionando mal. Sino porque fue diseñada para depender demasiado de una sola persona.

 

Delegar no es abandonar

Una de las confusiones más frecuentes es pensar que delegar implica perder control. No es así.

Delegar no significa desaparecer. No significa desentenderse. No significa resignar calidad.

Delegar significa definir claramente:

- qué se delega

- a quién

- con qué criterios

- con qué nivel de autonomía

- con qué mecanismos de seguimiento

La delegación efectiva no elimina el control. Lo vuelve más inteligente.

 

Una pregunta incómoda

Existe una prueba sencilla para evaluar este tema. Preguntate:

¿Cuántas de las tareas que realizás cada semana necesitan realmente ser hechas por vos?

No cuántas te gusta hacer. No cuántas siempre hiciste. No cuántas podrías hacer mejor. Cuántas necesitan objetivamente ser realizadas por vos. La diferencia entre ambas listas suele ser reveladora.

 

Reflexión final

La mayoría de los propietarios no fracasa por delegar demasiado. La mayoría se desgasta por delegar demasiado poco. Porque llega un punto donde el crecimiento deja de depender del esfuerzo individual.

Y empieza a depender de la capacidad de construir personas, procesos y sistemas que puedan funcionar sin requerir la intervención permanente del fundador.

Quizás el verdadero desafío no sea aprender a hacer más cosas. Quizás sea aprender a dejar de hacer algunas. Y descubrir que la clínica puede seguir funcionando igual. O incluso mejor.

 

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COLUMNA ANTERIOR DEL DR. RUBÉN HUGO SOMOZA

- ¿Cuándo una clínica veterinaria deja de ser un emprendimiento y se convierte en una empresa?